In de praktijk

Praktijkgids helpt het mkb kwaliteitsmanagement toe te passen


NEN bracht onlangs de praktijkgids 'ISO 9001 voor het mkb' uit. De gids is bedoeld om mkb'ers kennis te laten maken met deze norm voor kwaliteitsmanagement en te laten zien hoe je ermee aan de slag kunt gaan. Niet verplicht, maar als handig hulpmiddel om de eigen bedrijfsprocessen te spiegelen aan de norm en te ontdekken waar verbetering mogelijk is. Een gesprek met de schrijvers van de praktijkgids.

ISO 9001 leeft bij organisaties en er zijn heel wat bedrijven gecertificeerd. Het wordt bij veel opdrachtgevers ook standaard gevraagd bij inkoop en aanbestedingen - zonder ISO 9001-certificaat val je automatisch buiten de boot. Maar hoe succesvol ook, er zijn nog altijd veel organisaties waarvoor deze norm te abstract is. Dat zijn niet in de laatste plaats mkb-bedrijven. Deze zijn vaak klein begonnen, gegroeid en lopen dan tegen de normenwereld aan. Een onbekende wereld waar veel papierwerk aan vastzit en die misschien wel het hele bedrijf overhoop haalt, zo is het beeld soms.

Juist en eerlijk beeld

'Het beeld van ISO 9001 als een bureaucratisch monster is niet terecht', zegt René Gouwens, programmamanager en docent bij NEN Trainingen. 'Met deze praktijkgids proberen we een juist en eerlijk beeld te geven van wat het wel en wat het niet is. Ik begrijp overigens wel waarom er soms een negatief beeld bestaat. De norm bestaat uit 42 pagina's waarin op een abstracte manier is beschreven hoe bedrijfsprocessen eruit moeten zien met het oog op kwaliteitsmanagement. Het is zo opgeschreven omdat het op ieder type organisatie, waar ook ter wereld, van toepassing moet zijn. Dat staat soms ver af van de dagelijkse praktijk van een mkb'er. Met deze praktijkgids laten we zien waar de abstracte formuleringen in een mkb-praktijk op neerkomen.'

Van praktijk naar theorie

Bij de samenstelling is intensief samengewerkt met journalist en redacteur Maaike Noordhuis. Het drietal heeft goed nagedacht over hoe het verhaal van ISO 9001 over te brengen aan het mkb en hoe dat in de praktijkgids terug moest komen. Maaike: 'Een belangrijke stap was om per onderdeel te beginnen met een fictieve casebeschrijving van een mkb-onderneming. Daarna is de norm ernaast gelegd om vast te stellen hoe de eisen corresponderen met de in de case beschreven bedrijfsprocessen. Aan het eind van elk onderdeel hebben we vragen geformuleerd die belangrijk zijn om te beantwoorden als je met de norm aan de slag wilt gaan. Ik denk dat we daarmee de norm van bruikbare handvatten hebben voorzien.'


René beaamt dit. 'We zijn bewust weggebleven van de templates en checklists en hebben in plaats daarvan geprobeerd de lezer aan het denken te zetten. Dick en ik hebben er natuurlijk wel op gelet dat de voorbeelden en uitwerkingen kloppen. Tegelijkertijd hebben wij, vanwege de omvang van de praktijkgids, waar dat verantwoord was afstand moeten nemen van compleetheid.'

Niet alles schriftelijk verantwoorden

Een andere herkenbare lijn in de praktijkgids is dat per onderdeel wordt aangegeven in hoeverre het schriftelijk vastleggen van bedrijfsprocessen of de resultaten daarvan nodig is. Dat is vooral bedoeld om het beeld van een berg papierwerk te nuanceren. René: 'Het gaat om de aantoonbaarheid van processen, daar is niet altijd schriftelijke verantwoording voor nodig. Denk bijvoorbeeld aan competenties van werknemers: dat hoef je doorgaans niet in protocollen vast te leggen als je daar geen behoefte aan hebt.'


Met dit alles willen de makers van de handreiking duidelijk maken waar ISO 9001 eigenlijk voor staat. 'Het is gewoon een heel handige norm', zegt Dick. 'Het is gestolde kennis en ervaring van miljoenen ondernemingen over de hele wereld over hoe je een goede toko opbouwt en handhaaft. Je kunt je eigen bedrijfsprocessen daaraan spiegelen en aanpassen waar nodig.

Vervolgstappen

De makers willen overigens wel de indruk wegnemen dat een mkb'er na lezing van de handreiking de certificerende instantie kan bellen om langs te komen en het certificaat aan de muur te hangen. 'Het is een kennismaking, niet meer en niet minder', zegt René. Dick: 'Het is een teaser. Voor mensen die na lezing geïnteresseerd zijn geraakt, hebben we een heel arsenaal aan handboeken, praktijkgidsen en trainingen om de diepte in te gaan, uiteraard passend bij de behoefte die zij hebben.' Ook Maaike heeft nog wel een idee over vervolgstappen. 'De voorbeelden in de praktijkgids zijn fictief, zodat ze precies passen bij het onderdeel dat we willen toelichten. Het zou mooi zijn als we er nog eens echte voorbeelden naast kunnen leggen van ondernemers die met de norm aan de slag zijn gegaan. Dan is de cirkel rond en kun je zien wat de norm werkelijk betekent voor de mensen die we met onze handreiking hebben willen bereiken.'