ACHTERGROND


HLS onmisbaar voor een goede bedrijfsvoering

High Level Structure (HLS) klinkt complex en niet direct toegankelijk voor organisaties. En al helemaal niet voor de consument. Niets blijkt echter minder waar! Deze structuur, die in bijna alle ISO-managementsysteemnormen is verweven, geeft juist een stevige basis voor een goede bedrijfsvoering. Op dit moment wordt gewerkt aan een herziening van de HLS. De consequenties van die herziening kunnen ingrijpend zijn, alle managementsysteemnormen zullen immers ook weer aan moeten sluiten op de vernieuwde HLS. De redactie spreekt met Dick Hortensius, secretaris van de internationale HLS-werkgroep en René Gouwens, productmanager voor managementsystemen, over de vele voordelen, toepassing en herziening van de HLS.

Managementsysteemnormen zorgen ervoor dat alle relevante facetten van een goede bedrijfsvoering in hun onderlinge samenhang voldoende aandacht krijgen. Hoewel niet direct herkenbaar, komt iedereen hiermee in aanraking. René legt uit: ‘Iedereen bestelt wel eens iets bij een webshop. Door een bestelling te doen, spreekt de koper een bepaalde verwachting uit. Bijvoorbeeld over de kwaliteit van het product, de verwachte leveringstijd (beide gerelateerd aan ISO 9001) en mogelijk ook de duurzaamheid (gerelateerd aan ISO 14001) die het bedrijf belooft.

Om dit als organisatie goed te regelen, worden meerdere managementsysteemnormen toegepast. Iedereen heeft dus direct of indirect te maken met managementsystemen en dus ook de HLS.’

Plan, Do, Check en Act

De HLS wordt in bijna alle ISO-managementsysteemnormen gebruikt. In Nederland is het in de normen geel-gemarkeerd, waardoor het zichtbaar de basis vormt van deze normen. De essentie van de HLS is simpelweg het inregelen van de aspecten die de basis vormen voor een goede bedrijfsvoering. Dat vind je duidelijk terug in de structuur van de HLS. Uitgangspunt is de PDCA-cyclus van Deming. Dit staat voor Plan, Do, Check en Act. Dit betekent in de praktijk nadenken over wat voor jou als organisatie belangrijk is, wat moet je regelen? En daarnaast nadenken over hoe je ervoor gaat zorgen, dat je die zaken ook op orde hebt? Dit is geen statisch geheel, dus je zult jezelf periodiek de vraag moeten stellen of je als organisatie nog steeds met de juiste dingen bezig bent en of er geen interne of externe ontwikkelingen zijn die ertoe leiden dat je je horizon moet gaan verleggen. Daarvoor moet je als organisatie controlemomenten inbouwen en bijsturen. Daaraan voorafgaand ook goed bedenken: Wat ik doe, is dat het goede om te doen? Is dat wat de buitenwereld van mij verwacht? Daar starten alle managementsysteemnormen mee. Centraal daarbij staat ook de complexiteit van de maatschappij en alle veranderingen die daarbij horen: klimaatverandering, innovaties op het gebied van technologie, circulaire economie, duurzaamheid, maar ook sociale onrechtvaardigheden die we tegen willen gaan. En van daaruit keuzes maken, processen inrichten, monitoren en weer bijsturen’.

Leiderschap, houding en gedrag

ISO heeft in 1986 de eerste versie van ISO 9001 ‘Kwaliteitsmanagementsysteem’ gepubliceerd. Sindsdien zijn er verschillende managementsysteemnormen bijgekomen die ingaan op bijvoorbeeld milieu, veilig en gezond werken, informatiebeveiliging. Bij iedere norm werd steeds een andere uitwerking gegeven van het concept van Deming. Dit maakte het lastig voor organisaties die de aandacht voor meerdere aspecten binnen hun bedrijfsvoering met behulp van managementsysteemnormen wilden borgen. Iedere norm had weer zijn eigen structuur en een eigen antwoord op de vraag: wat is een goed managementsysteem? De HLS is een eenduidig antwoord op al die verschillende interpretaties.

HLS is richtinggevend

Managementsysteemnormen hebben nog steeds het imago procedureel van aard te zijn, in werkelijkheid zijn deze normen door de jaren heen al veel meer gericht op de daadwerkelijke werking van het systeem in de praktijk. De ontwikkeling van de HLS versterkt die ontwikkeling. Leiderschap heeft bijvoorbeeld een prominente rol gekregen in de HLS. In de eisen wordt aangesloten op een veel moderner management denken: minder gericht op vastleggen en documenteren, meer gericht op de rol van communicatie en informatie die nodig is voor sturing op houding en gedrag van mensen.

'Iedereen heeft dus direct of indirect te maken met managementsystemen en dus ook de HLS.’

Voor wie

De HLS is niet alleen toepasbaar voor de grote organisaties. ‘Het is van belang voor private en publieke organisaties, mkb’ers, grote en kleine bedrijven. Alle bedrijven die worstelen met de vraag: doe ik wel de goede dingen en doe ik ze ook goed? Ben ik in control in de bedrijfsvoering? Haal ik voldoende informatie van mijn stakeholders en vertaal ik dat op een goede manier in mijn managementsysteem? Iedereen die ermee aan de slag wil gaan, kan dit gedachtegoed toepassen. Je ziet vaak dat managementsystemen relevant worden, als je als directeur niet meer weet wat er precies speelt in de organisatie en of alle inspanningen leiden tot de juiste resultaten. Dat gebeurt vaak vanaf 20 tot 30 medewerkers’, aldus René.

Toepassing normen

Dick: ‘De meeste bedrijven beginnen met een norm als ISO 9001 en hebben niet direct het besef dat de HLS daaraan ten grondslag ligt. Dat is jammer, want de HLS geeft op een toegankelijke manier de basiselementen voor een goede bedrijfsvoering weer, los van of die nu gericht is op realiseren van kwaliteit, veiligheid of duurzaamheid. De toepassing van de HLS wordt echt interessant als er verschillende managementsysteemnormen worden gebruikt. Denk hierbij aan normen die gaan over milieu of veilig en gezond werken. Dan wordt het complexer om ervoor te zorgen dat in het managementsysteem al die verschillende elementen met elkaar verbonden zijn. Op dat moment kan de HLS als basis erbij gepakt worden. Wat we naar mijn mening nog te weinig hebben gedaan, is de tekst van HLS op zichzelf promoten en laten zien wat dat kan betekenen voor de integrale bedrijfsvoering.’

‘Als je nu naar ISO 9001 of ISO 14001 kijkt, is de realiteit dat de HLS en specifiek aanvullende aspecteisen als een soort spaghetti met elkaar verweven zijn. Daardoor ontstaan er interpretatieverschillen in de betekenis van een eis. Als je daarentegen de HLS als een losstaande eenduidige tekst kunt borgen, dan kunnen de aspect specifieke eisen eraan toegevoegd worden, zonder de oorspronkelijke betekenis te wijzigen. Uiteindelijk zou het de vraag zijn of de losse aspectnormen nog nodig zijn. Zo mooi is de wereld (nog) niet, maar daarvoor is er natuurlijk de doorontwikkeling op het gebied van normalisatie.’

Waarom een herziening

De HLS wordt in de komende jaren herzien. Uitgangspunt is om niet de hele structuur op zijn kop te zetten. Waarom dan toch een herziening? ‘Vanuit de technical committees is aangegeven dat er inconsistenties in de teksten zitten. Een voorbeeld hiervan is het onderdeel over ‘kansen en risico’s. Dit komt in de verschillende managementsysteemnormen terug, maar veelal met een iets andere betekenis. Om te veel uiteenlopende interpretaties te voorkomen moet er goed over de bedoeling en inhoud van dit begrip in de HLS worden nagedacht. Daarnaast zijn er in meerdere managementsysteemnormen vergelijkbare specifieke aanvullende eisen, waarvan het de vraag is of het geen vast onderdeel moet zijn van de HLS. ‘Management of change’ bijvoorbeeld. Simpeler gezegd: Hoe om te gaan met veranderingen? En wat is de rol van de bedrijfscultuur hierin? Daarnaast is ook de term ‘governance’ gevallen. Dit geeft aan hoe de topstructuur van een organisatie in elkaar zit. Is er een Raad van Toezicht of een Raad van Advies? Welke verantwoordelijkheden liggen bij het topmanagement (Raad van Bestuur) en hoe wordt daarover verantwoording afgelegd aan een RvT of RvA? Ook dat is een onderwerp waaraan mogelijk aandacht wordt besteed in de HLS, aldus Dick.

Meer informatie

Meer informatie over de HLS, managementsystemen of de herziening van de HLS? Neem contact op met Dick Hortensius, mm@nen.nl.