Goed informatie- en archiefbeheer dient maatschappelijk belang
Bij de term ‘Informatie- en archiefmanagement’ schieten de meeste mensen waarschijnlijk niet meteen naar het puntje van hun stoel. ‘Onterecht’, zegt NEN-consultant Cas Van den Hof. ‘Het maatschappelijk en organisatorisch belang van dit onderwerp en de bijbehorende nieuwe normen is echt groot en het gevaar ligt op de loer dat de uitdagingen worden onderschat.’
Heel veel dingen in onze samenleving worden gemakkelijker. Je ziet je dokter online vanuit huis, je bedient je tv en verlichting met je smartphone, boodschappen worden bij je thuis afgeleverd. Informatie- en archiefbeheer lijkt echter, ondanks het enorme belang ervan, alleen maar ingewikkelder te worden. Een tekenend voorbeeld daarvan is dat de Raad van State, Nederlands hoogste adviesorgaan, eraan te pas moest komen om te oordelen dat berichtenapps en sms-jes onder de Archiefwet vallen wanneer deze werkgerelateerd zijn. Een simpel app-bericht als ‘Ga je mee lunchen?’ is dus onschuldig als het twee collega’s uit de kantine betreft, maar zodra één van de ontvangers een lobbyist is, wordt de zaak heel anders. De context bepaalt dus de aard van het bericht. Dit voorbeeld geeft wel aan dat informatie- en archiefbeheer lang niet zo simpel is als veel mensen denken. Informatie staat niet meer in ordners maar wordt digitaal opgeslagen, vaak in meerdere systemen. Informatie wordt soms te lang bewaard, soms te kort. Als je die informatie uit verschillende systemen moet combineren, ontstaan er problemen. ‘Dat blijkt ook wel uit het feit dat alleen al bij de overheid de afgelopen dertien jaar vijf rapporten zijn verschenen met als thema dat de overheid zijn digitale informatiehuishouding niet goed op orde heeft’, zegt Cas Van den Hof.
Belang
Goed informatie- en archiefbeheer is om verschillende redenen belangrijk, zegt Wout van der Reijden. Hij is adviseur recordkeeping bij het Nationaal Archief in Den Haag. ‘Als informatie niet goed toegankelijk is, kun je als organisatie je werk niet doen. Ook is er een verantwoordingsbelang. Als organisatie moet je kunnen verantwoorden wat je wel en niet hebt gedaan. Ook valt het doen van goed historisch onderzoek en rechtszekerheid onder goed informatie- en archiefbeheer en speelt mogelijke controle door het parlement en de journalistiek een belangrijke rol in onze maatschappij. Bovendien kunnen burgers rechten ontlenen aan uitingen van de overheid op websites of sociale media. Daarom moeten die uitingen ook bewaard worden.’ Als informatie- en archiefmanagement niet goed geregeld is, kan dat voor onduidelijkheid en geschillen zorgen, zo denkt Van der Reijden. Consultant Dick de Vries, die ook lid en voorzitter van de NEN normcommissie ‘Informatie- en archiefmanagement’ is, ziet nog een mogelijk gevaar. ‘Als je kijkt naar hoe lang tegenwoordig WOB-verzoeken (Wet openbaarheid van bestuur) duren, duidt dat erop dat het ook binnen organisaties steeds lastiger wordt om de juiste informatie boven tafel te krijgen. Het wijst op een slechte archivering en daarmee slechte verantwoording. Dat geldt ook voor de Toeslagenaffaire waarbij veel relevante informatie gewoonweg niet meer te vinden was. Dat tekent meteen het grote maatschappelijk belang van een goed informatie- en archiefbeheer.’
Hoeksteen
Informatie- en archiefmanagement wordt dus complexer. Hoe kunnen normen helpen om in die complexere wereld te navigeren? Met de recent herziene NEN-ISO 16175 kunnen organisaties daar een aardige stap in zetten. De hoeksteen van deze nieuwe norm is dat organisaties zich gaan afvragen wat ze nu eigenlijk precies willen als het gaat om dit onderwerp, zegt Dick de Vries. ‘Kijk eerst naar de manier waarop je als organisatie wilt werken. Houd je processen tegen het licht en bekijk bijvoorbeeld of je software wilt in combinatie met een centraal digitaal informatiebeheersysteem, of wil je deels dat in de programma’s ook al bepaalde functionaliteit zit, zodat je daarin ook kunt archiveren? Ga bij jezelf na wat die keuze betekent voor je organisatie. Wat komt er bij leveranciers terecht en wat ga je zelf inrichten? Als dat allemaal duidelijk is kun je met de NEN-ISO norm in de hand kijken hoe je de eisen kunt toespitsen op je eigen situatie en waar eventueel bijgestuurd moet worden.’
Maatwerk
Het feit dat NEN-ISO 16175 een set modeleisen kent die naar eigen inzicht aan te scherpen zijn, schept vrijheid maar wellicht ook meer werk, ziet Van der Reijden. ‘Je kunt ook met een eigen programma van eisen naar verschillende leveranciers stappen om het beste stukje maatwerk te laten maken.’ De Vries wijst ook in dit verband weer op de basisgedachte van NEN-ISO 16175. ‘Kijk eerst goed naar wat je precies met een archiveringssysteem wilt, voordat je de model requirements gaat aanscherpen. Een gemeente is waarschijnlijk beter af met een heel ander, minder ingewikkeld eisenpakket dan de Autoriteit Financiële Markten.’ Daarin schuilt dan ook de toegevoegde waarde van NEN-ISO 16175, denkt Van der Reijden. ‘Je gaat je als organisatie afvragen wat je nou precies belangrijk vindt. Ook heb je iets om aan te refereren als je met andere partijen in gesprek bent. Het is handig dat als de norm straks door veel meer organisaties gebruikt wordt, je een gezamenlijk startpunt hebt. Iedereen weet waar het over gaat. Het feit dat de norm internationaal bereik heeft, is ook een groot voordeel. Je hoeft niet meer naar je eigen nationale archiefwetgeving te verwijzen.’
Niet meer werk
De herziene NEN-ISO 16175 zal niet tot veel meer werk gaan leiden voor bedrijven die nog met de oude norm NEN 2082 werken, denkt Van der Reijden. ‘Er zit behoorlijk wat overlap qua eisen en informatie die door internationale experts is ingebracht. Ik verwacht niet dat je als organisatie weer helemaal bij nul moet beginnen.’ Het feit dat voortaan niet meer alles in één systeem hoeft, is wel nieuw maar hoeft ook volgens De Vries niet tot veel meer werk leiden. ‘Veel inhoudelijke eisen zijn globaal hetzelfde. Deels wordt het gemakkelijker voor een leverancier omdat hij zelf kan bekijken hoe hij kan voldoen aan de nieuwe norm. Maar als je als bedrijf oudere software gebruikt moet je je afvragen wat je voor de toekomst precies wilt.’
Wout van der Reijden en Dick de Vries
Meepraten over normen voor informatie- en archiefmanagement
Wil je meepraten en -denken over normen voor informatie- en archiefmanagement, dan is er de mogelijkheid lid te worden van de normcommissie. Dit is voor de verschillende bestuurslagen interessant (gemeentes, provincies en rijksoverheid), maar ook voor andere gebruikers zoals de grote uitvoerende instanties en kennisinstellingen. Een plek aan tafel van de normcommissie zou daarnaast ook voor leveranciers van IT-systemen waardevol zijn. Want als je gebruikmaakt van normen, dan wil je daar ook over kunnen meepraten en de mogelijkheid hebben om invloed uit te oefenen. De commissie volgt met name het werk van ISO/TC 46/SC 11. Ook interessant is dat eind 2021 een Ad Hoc group is opgericht die zich gaat buigen over mogelijke veranderingen die nodig zijn voor ISO 15489-1, de belangrijkste norm voor informatie- en archiefmanagement. Dit in het licht van wereldwijde technologische veranderingen.
Kijk hier voor meer informatie en deelname of neem contact op met Cas van den Hof, consultant bij NEN via kid@nen.nl of 015 2 690 200.
